ESS-groups Sekretesspolicy för rekrytering
ESS-group har valt att använda ett specifikt verktyg för hantering av rekryteringar och förenkling av
anställningsprocesser. Verktyget tillhandahålls av leverantören Teamtailor ("Tjänsten").
Teamtailor är därmed personuppgiftsbiträde åt ESS-Group och ESS-Group har ingått biträdesavtal med
Teamtailor.
Tjänsten används av ESS-Group för en smidig och snygg rekryteringsprocess, segmentering och lagring av
CV samt för att enkelt förmedla lediga tjänster inom bolaget.
Det är viktigt att de personer som använder Tjänsten ("Användarna") är säkra på, och är informerade, om
hur ESS-Group hanterar Användarens personuppgifter i rekryteringsprocessen.
ESS-Group strävar efter att upprätthålla högsta möjliga standard när det gäller skydd av personuppgifter. Vi
behandlar, hanterar, använder och skyddar Användarens personuppgifter i enlighet med denna
sekretesspolicy ("Sekretesspolicy").
1. Allmänt
ESS-Group är Personuppgiftsansvarig i enlighet med GDPR. Användarnas personuppgifter behandlas med
syftet att hantera och underlätta rekrytering av anställda till vår verksamhet.
2. Insamling av personuppgifter
ESS-Group ansvarar för behandlingen av de personuppgifter som Användarna lämnar vid användning av
Tjänsten, eller för de personuppgifter som vi på annat sätt samlar in genom Tjänsten.
När och samlar vi in personuppgifter
Merparten av de personuppgifter ESS-Group samlar in är sådana som du själv lämnar till oss när du som
Användare;
a) gör en ansökan via Tjänsten eller på annat sätt lägger till personuppgifter om dig själv eller genom
att använda dig av en tredje part, till exempel Facebook eller LinkedIn;
b) använder Tjänsten för att ansluta till vår personal, genom att lägga till personuppgifter om dig själv
personligen eller genom att använda dig av en tredje part, till exempel Facebook eller LinkedIn; och
c) tillhandahåller identifierbara uppgifter i chatten (som tillhandahålls via den webbplats som
använder Tjänsten) och sådana uppgifter som är relevanta för ansökningsförfarandet.
ESS-Group samlar in data från tredje part så som Linkedin och via andra offentliga källor. Detta kallas
"Sourcing" och utförs manuellt av våra anställda eller automatiskt i Tjänsten. I vissa fall kan befintliga
anställda inom ESS-Group ge rekommendationer om potentiella kandidater till olika tjänster inom ESSGroup.
I dessa fall kan anställda inom ESS Group lägga till personuppgifter om potentiella arbetssökanden i
tjänsten. Då anses den potentiella kandidaten som Användare inom ramen för denna sekretesspolicy och
kommer att informeras om att dess personuppgifter behandlas inom ramen för Tjänsten. Vi stödjer denna
behandling på berättigat intresse. Användaren har i dessa fall som den själv inte fört in sina uppgifter in i
Tjänsten, alltid rätt att uppge att den inte önskar ansöka om jobb hos ESS och vill således heller inte finnas
med i Tjänsten.
Kategorier av personuppgifter som är insamlade och som behandlas
De kategorier av personuppgifter som kan samlas in via Tjänsten kan användas för att identifiera fysiska
personer genom namn, e-post, bilder och videor, ev. information från LinkedIn, svar på frågor som ställts
genom rekrytering, titlar, utbildning och annan information som Användaren eller andra har tillhandahållit
via Tjänsten. Endast personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen samlas in och bearbetas.
Ändamålet och lagenligheten av behandlingen
Ändamålet med insamling och behandling av personuppgifter är att hantera rekrytering. Behandling av
personuppgifter sker med stöd av Avtal, för att tillhandahålla dig Tjänsten i syfte att förenkla och underlätta
rekryteringsprocessen.
Personuppgifter som behandlas med ändamålet aggregerad analys eller marknadsundersökning görs alltid
oidentifierbara. Sådana personuppgifter kan inte användas för att identifiera en viss användare. Sådana
uppgifter anses därför inte vara personuppgifter.
Lagring och överföring
De personuppgifter som samlas in via Tjänsten lagras och behandlas inom EU / EES, sådant tredjeland som
anses av Europeiska kommissionen för att ha tillräcklig skyddsnivå eller behandlas av sådana leverantörer
som har ingått sådana bindande avtal som helt uppfyller lagenligheten av överföringar till tredje land (som
Privacy Shield) eller till andra leverantörer där tillräckliga skyddsåtgärder finns för att säkerställa de
registrerades rättigheter. För att få dokumentation om sådana skyddsåtgärder som ESS vidtagit med sina
leverantörer, biträden och underbiträden är du välkommen att kontakta oss. Du finner ESS-Groups
kontaktuppgifterna under punkten 9.
Hur länge personuppgifterna behandlas
Uppgifter om Användare som inte kommit på intervju under de senaste tjugofyra (24) månaderna raderas.
Uppgifter om Användare raderas också om Användare inte varit aktuell för en tjänst och/eller varit på
intervju under de senaste två (2) åren. Användare tas också bort om Användaren avslutar sin tjänst inom
ESS Group. Om du som Användare inte önskar att dina personuppgifter behandlas inom dessa ramar, är du
välkommen att kontakta oss. Du finner ESS-Groups kontaktuppgifterna under punkten 9.
3. Användarens rättigheter
Användare har rätt att begära registerutdrag över de personuppgifter som behandlas inom ramen för
Tjänsten. Detta görs genom en skriftlig begäran till våra kontaktuppgifter under punkten 9.
Användare har rätt till korrigering av felaktiga personuppgifter genom att skriftligen begära sådan
korrigering genom våra kontaktuppgifter under punkten 9.
Användaren har rätt att begära radering eller begränsning av behandling samt rätten att invända mot
behandling grundat på berättigat intresse, under vissa omständigheter.
Användaren har rätt att, när samtycke varit den lagliga grunden för behandling av personuppgifter,
återkalla sitt samtycke till den Personuppgiftsansvarige.
Användaren har under vissa omständigheter rätt till överföring av sina personuppgifter i ett läsbart format
(dataportabilitet), vilket innebär rätten att få ut sina personuppgifter och överföra dessa till en annan
personuppgiftsansvarig.
4. Säkerhet
Vi prioriterar din personliga integritet och arbetar därför aktivt för att Användares personuppgifter
behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som rimligen kan krävas för att säkerställa att
Användares personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna sekretesspolicy och GDPR.
5. Överföring av personuppgifter till tredje parter
Vi kommer inte sälja eller överföra Användares personuppgifter till tredje part.
Vi kan dock komma att överföra personuppgifter till;
a) våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och
underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållandet av Tjänsten;
b) myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende;
och
a) myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller
myndighetens beslut.
Vi överför endast Användares personuppgifter till tredje part som vi har förtroende för. Vi väljer våra
partners med stor tillförsikt för att se till att Användarens personuppgifter behandlas i enlighet med GDPR.
Vi samarbetar med följande kategorier av personuppgiftsbiträden; Teamtailor, som tillhandahåller
Tjänsten, server- och hostingföretag, företag för e-postutskick, företag för videobearbetning, företag för
informationssökning, analytiska serviceföretag och andra företag med koppling till tillhandahållandet av
Tjänsten.
Vi kommer att alltid ingå biträdesavtal med de av våra leverantörer som agerar biträden i behandling av
våra Användares personuppgifter.
6. Aggregerad data (icke identifierbara personuppgifter)
Vi kan komma att dela aggregerad information till tredje part. Den aggregerade informationen har i ett
sådant fall sammanställts från information som samlats in genom Tjänsten och kan exempelvis bestå av
statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av Tjänsten. Aggregerad information
innehåller inte någon information som kan härledas till en viss individ och utgör därmed inte
personuppgifter.
7. Cookies
När Användare använder Tjänsten kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies
är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i Användarens enhet, såsom dennes dator, mobil eller
surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Vi använder cookies för att underlätta Användarens användning
av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om Användarens användning av
Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten. Informationen som inhämtas
från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av vår ”Cookie
Policy” (länk till Policy). Användare har rätt att samtycka till lagring av Cookies som utgör Prestandacookies,
Funktionalitetscookies, Marknadsförings- och spårningscookies och Tredjepartscookies.
Användare kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om
så sker kan dock Användarens upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i
Tjänsten inte längre finns tillgängliga.
8. Ändringar
Vi har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till sekretesspolicyn. Den senaste versionen av
sekretesspolicyn kommer alltid att finnas tillgänglig via Tjänsten. En ny version anses vara kommunicerad
till dig antingen genom ett e-postmeddelande som informerar Användaren om den nya versionen (med den
e-postadress som Användaren anger i samband med användningen av Tjänsten) eller när användaren
annars informeras av den nya sekretesspolicyn.
9. Kontakt
För frågor, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att kontakta oss i andra
frågor, använd följande kontaktuppgifter; ESS Group johanna.dalsjo@essgroup.se
Ess Group
Box 53213
400 16 Göteborg
10. Datainspektionen
Användaren har rätt att lämna in klagomål till Datainspektionen angående ESS-Groups behandling av
Användarens personuppgifter, om Användaren anser att behandlingen av personuppgifterna strider mot
GDPR.
